Ausweiskopie: Wasserzeichen & Schwärzen

Empfehlungen deutscher Stellen

Zwei Quellen geben in Deutschland die konkretesten Empfehlungen für die Weitergabe einer Ausweiskopie: die Verbraucherzentrale Niedersachsen und die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Kurz zusammengefasst:

• Schwärzen Sie Felder, die der Empfänger nicht zwingend braucht — typischerweise die Ausweisnummer, die Zugangs-/Seriennummer, Augenfarbe, Körpergröße, Staatsangehörigkeit, Geburtsort und -datum und die Unterschrift.
• Sie dürfen auch das Lichtbild schwärzen, wenn der Zweck das nicht erfordert.
• Schreiben Sie auf die Kopie, dass es sich um eine Kopie handelt, für wen sie bestimmt ist und zu welchem Zweck.
• Notieren Sie das Datum, an dem Sie die Kopie weitergeben.

Seit der Änderung des Personalausweisgesetzes 2017 genügt für eine Identitätsprüfung in der Regel, wenn Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer lesbar bleiben — alle übrigen Felder dürfen geschwärzt werden.

Gut zu wissen: Auf deutschen Ausweisen ist kein BSN-Äquivalent aufgedruckt, jedoch steht die Zugangs-/Seriennummer (auch CAN genannt) auf der Vorderseite und sollte wie die Ausweisnummer geschwärzt werden, sofern der Empfänger sie nicht ausdrücklich benötigt.

Ähnliche Empfehlungen anderer europäischer Behörden

Mehrere europäische Datenschutzbehörden geben vergleichbar konkrete Empfehlungen: nicht benötigte Felder schwärzen und die Kopie mit Zweck und Datum versehen. Dieses Tool funktioniert für alle davon — tragen Sie einfach in das Zweck-Feld ein, was die jeweilige Behörde empfiehlt.

• Niederlande — Autoriteit Persoonsgegevens. Den BSN (Bürgerservicenummer, einschließlich in der MRZ), das Lichtbild und die Unterschrift schwärzen. Auf der Kopie notieren, dass es eine Kopie ist, für wen und wofür sie bestimmt ist, sowie das Datum. Bei Dokumenten ab dem 2. August 2021 steckt der BSN in einem QR-Code (Rückseite der ID-Karte, Datenseite des Reisepasses) — diesen QR-Code ebenfalls schwärzen. Die niederländische Regierung bietet dafür auch eine eigene kostenlose App an: KopieID (iPhone und Android).
• Frankreich — CNIL. Ein sichtbares Wasserzeichen mit Empfänger, Zweck und Datum anbringen — das Beispiel der CNIL lautet „Document transmis uniquement pour l'ouverture d'un compte chez [organisme] – [date]“. Die CNIL empfiehlt zudem, die Auflösung der Kopie zu reduzieren, damit sie schwerer weiterverwendbar ist.
• Spanien — AEPD. Auf der Vorderseite des DNI die Support-Nummer, das Geschlecht, die Staatsangehörigkeit, das Geburtsdatum und die Unterschrift schwärzen; auf der Rückseite die Anschrift, den Geburtsort und die Namen der Eltern. Nur Name, Nachnamen, Dokumentennummer und Lichtbild müssen sichtbar bleiben — zuzüglich eines sichtbaren Vermerks mit Zweck und Datum.
• Belgien — Gegevensbeschermingsautoriteit (APD/GBA). Nur eine durchgestrichene (doorstreept) Kopie weitergeben und jedes Feld überdecken, das nicht zwingend erforderlich ist — besonders die Rijksregisternummer, die eID-Kartennummer, Gültigkeitsdaten, Geschlecht, Staatsangehörigkeit sowie Geburtsort und -datum. Auf der Kopie Empfänger und autorisierten Zweck vermerken.
• Polen — UODO. Wo eine Kopie des dowód osobisty unvermeidbar ist, jedes Feld überdecken, das der Vertragszweck nicht zwingend verlangt. Die UODO bevorzugt, dass das Dokument persönlich gezeigt statt kopiert wird.

Der rote Faden ist überall derselbe: nur das Nötigste weitergeben, mit Zweck und Datum wasserzeichnen und festhalten, wer die Kopie erhalten hat.

Und im Vereinigten Königreich?

Die Verbraucherinformationen zu Ausweis-Sicherheit verteilen sich im Vereinigten Königreich auf drei Stellen, und anders als in den Niederlanden oder Deutschland veröffentlicht keine davon eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schwärzen einer Passkopie. Der Schwerpunkt liegt auf Prävention, Meldung und schützender Registrierung:

• Information Commissioner's Office (ICO) — Identity theft: die Verbraucherseite der britischen Aufsichtsbehörde. Erklärt Warnzeichen, was bei einem Datenleck zu tun ist, und empfiehlt verlorene oder gestohlene Ausweise bei der ausstellenden Stelle zu melden.
• Action Fraud — Identity fraud and identity theft: die nationale Meldestelle für Betrug. Empfiehlt, persönliche Dokumente sicher aufzubewahren, vor dem Wegwerfen zu vernichten und verlorene Pässe bei HM Passport Office zu melden.
• Cifas — Identity protection: der britische Betrugspräventionsdienst. Gegen eine geringe Gebühr lässt sich eine Protective Registration eintragen, sodass Kredit- oder Kontoanträge in Ihrem Namen zusätzlich geprüft werden.

Das Grundprinzip ist überall gleich: so wenig wie möglich teilen, mit so wenigen Personen wie möglich, so kurz wie möglich, und festhalten, wer eine Kopie erhalten hat. Schwärzen und Wasserzeichnen sind universelle Werkzeuge — selbst wenn nur wenige Länder sie so ausführlich beschreiben.

Bevor Sie die Kopie verschicken

• Öffnen Sie das heruntergeladene Bild und zoomen Sie hinein: Ist alles, was verborgen sein soll, vollständig abgedeckt – auch QR-Codes? Ist das Wasserzeichen lesbar?
• Versenden Sie nach Möglichkeit über einen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Kanal. Vermeiden Sie normale E-Mails.
• Notieren Sie Empfänger und Datum. Taucht die Kopie später irgendwo auf, wissen Sie, wer sie hatte.
• In Deutschland dürfen Sie nach der PAuswG-Reform von 2017 eine teilgeschwärzte Kopie weitergeben — Forderungen nach einer ungeschwärzten Kopie sind oft unnötig und ein Warnsignal.
• Manche Stellen müssen bestimmte Angaben von Gesetzes wegen sehen — Banken etwa müssen Ihre Identität nach dem Geldwäschegesetz prüfen. Fragen Sie im Zweifel nach, welche Felder wirklich benötigt werden.
• Löschen Sie die Kopie nach dem Versand aus Ihrem Download-Ordner und lassen Sie sie nicht in Chats oder E-Mail-Entwürfen liegen.