Copia segura de tu DNI o pasaporte

Lo que recomienda la AEPD en España

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) explica qué hacer si te piden una copia del DNI. En resumen:

• En el anverso, borra o difumina el número de soporte, el sexo, la nacionalidad, la fecha de nacimiento y la firma.
• En el reverso, la dirección, el lugar de nacimiento y los nombres de los padres.
• Solo hace falta que queden visibles el nombre, los apellidos, el número de documento y la foto.
• Añade una nota visible con la finalidad de la copia y la fecha.

Esta herramienta hace exactamente eso: tachas los campos que sobran y la marca de agua con la finalidad y la fecha se añade automáticamente.

Lo que recomienda el gobierno neerlandés

Esta herramienta nació a partir del consejo oficial de los Países Bajos, donde dos fuentes coinciden: Rijksoverheid (el portal del gobierno central) y la Autoriteit Persoonsgegevens (la autoridad neerlandesa de protección de datos). En resumen:

• Haz ilegible el BSN (el número de identificación de los ciudadanos neerlandeses) en la copia, también en los dígitos legibles por máquina de la parte inferior del documento.
• En los documentos emitidos desde el 2 de agosto de 2021, el BSN está en un código QR (en el reverso del documento de identidad y en la página de datos del pasaporte): tápalo también.
• También puedes tachar la foto y la firma.
• Escribe en la copia que es una copia, y para quién o para qué producto o finalidad está destinada.
• Escribe en la copia la fecha en que la entregas.

La Autoriteit Persoonsgegevens deja claro que algunas organizaciones, por ejemplo operadoras de telecomunicaciones y empresas de alquiler de coches, ni siquiera pueden tratar el BSN ni la foto, y deben taparlos ellas mismas si hacen una copia.

¿Prefieres una app? El gobierno neerlandés tiene su propia app gratuita para esto, KopieID (iPhone y Android): tachas los datos que el destinatario no necesita y añades una marca de agua con la finalidad.

Consejos similares de otros reguladores europeos

Otras autoridades de protección de datos de la UE dan consejos equivalentes: tacha los campos que el destinatario no necesita estrictamente y marca la copia con la finalidad y la fecha. Esta herramienta sirve para todos los casos: solo tienes que escribir en el campo de finalidad el texto que recomiende cada regulador.

• Francia — CNIL. Añade una marca de agua visible con el destinatario, la finalidad y la fecha; el ejemplo de la propia CNIL es "Document transmis uniquement pour l'ouverture d'un compte chez [organisme] – [date]". La CNIL también recomienda limitar la resolución de la copia para que sea más difícil reutilizarla.
• Alemania — Verbraucherzentrale Niedersachsen. En un Personalausweis, tacha el número de documento, el número de acceso/serie, el color de ojos, la estatura, la nacionalidad, la firma y el lugar/fecha de nacimiento, y añade una marca de agua con el destinatario y la finalidad. Desde la reforma de la PAuswG de 2017, normalmente solo deben quedar visibles el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento y la validez.
• Bélgica — Autoridad de Protección de Datos (APD/GBA). Entrega solo una copia tachada, ocultando cualquier campo que no sea estrictamente necesario —sobre todo el número de registro nacional, el número de la tarjeta eID, las fechas de validez, el sexo, la nacionalidad y el lugar/fecha de nacimiento— y escribe en la copia el nombre del destinatario y el uso concreto autorizado.
• Polonia — UODO. Si una copia del dowód osobisty es realmente inevitable, oculta todos los campos que la finalidad del contrato no exija estrictamente. La práctica preferida por la UODO es mostrar el documento en persona en lugar de copiarlo.

El hilo común de todos estos consejos es el mismo: comparte lo mínimo, pon una marca de agua con la finalidad y la fecha, y apunta quién ha recibido la copia.

Antes de enviar tu copia

• Abre la imagen descargada y amplíala: ¿está bien tapado todo lo que querías ocultar, incluido cualquier código QR? ¿Se lee la marca de agua?
• Envíala preferiblemente por un canal con cifrado de extremo a extremo. Evita el correo electrónico normal si puedes.
• Apunta el destinatario y la fecha. Si la copia aparece alguna vez en otro sitio, sabrás quién la tenía.
• Si te piden una copia sin tachar del DNI sin una razón clara, pregunta para qué la necesitan y en qué base legal se apoyan. A menudo es una señal de alarma.
• Algunas organizaciones están obligadas por ley a ver ciertos datos: por ejemplo, los bancos deben verificar tu identidad por la normativa contra el blanqueo de capitales, y los alojamientos turísticos deben registrar los datos de tu documento. Si tienes dudas, pregunta al destinatario qué datos necesita realmente.
• Después de enviarla, borra la copia de tu carpeta de descargas y no la dejes olvidada en chats o borradores de correo.