Bezpieczna kopia dowodu osobistego lub paszportu

Co zaleca UODO w Polsce

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) podkreśla, że kopiowanie dowodu osobistego powinno być wyjątkiem. W skrócie:

• Preferowaną praktyką jest okazanie dokumentu osobiście zamiast przekazywania kopii.
• Jeśli kopia jest naprawdę nieunikniona, zasłoń każde pole, którego cel umowy ściśle nie wymaga.
• Oznacz kopię celem i datą, aby nie dało się jej łatwo wykorzystać ponownie.

Dodatkowa ochrona: od listopada 2023 r. możesz zastrzec swój numer PESEL (np. w aplikacji mObywatel lub w urzędzie gminy). Banki i inne instytucje muszą wtedy sprawdzić zastrzeżenie, zanim udzielą kredytu na Twoje dane.

Co zaleca rząd Holandii

To narzędzie powstało na podstawie oficjalnych zaleceń z Holandii, gdzie dwa źródła mówią to samo: Rijksoverheid (portal rządu centralnego) oraz Autoriteit Persoonsgegevens (holenderski organ ochrony danych). W skrócie:

• Spraw, by numer BSN (holenderski odpowiednik numeru PESEL) był nieczytelny na kopii — również w strefie odczytu maszynowego na dole dokumentu.
• W dokumentach wydanych od 2 sierpnia 2021 r. numer BSN jest zapisany w kodzie QR (na odwrocie dowodu osobistego i na stronie danych paszportu) — jego też trzeba zasłonić.
• Możesz też zasłonić zdjęcie i podpis.
• Napisz na kopii, że to kopia, oraz dla kogo / do jakiego produktu lub celu jest przeznaczona.
• Napisz na kopii datę, w której ją przekazujesz.

Autoriteit Persoonsgegevens wyraźnie zaznacza, że niektóre organizacje — na przykład operatorzy telekomunikacyjni i wypożyczalnie samochodów — w ogóle nie mogą przetwarzać numeru BSN ani zdjęcia i same muszą je zasłonić, jeśli robią kopię.

Wolisz aplikację? Rząd Holandii udostępnia do tego własną bezpłatną aplikację KopieID (iPhone i Android): zasłaniasz dane, których odbiorca nie potrzebuje, i dodajesz znak wodny z celem.

Podobne zalecenia innych europejskich organów

Inne organy ochrony danych w UE dają równoważne rady: zasłoń pola, których odbiorca ściśle nie potrzebuje, i oznacz kopię celem i datą. To narzędzie sprawdzi się w każdym przypadku — wpisz po prostu w polu celu sformułowanie zalecane przez dany organ.

• Francja — CNIL. Dodaj widoczny znak wodny z odbiorcą, celem i datą — przykład samej CNIL to „Document transmis uniquement pour l'ouverture d'un compte chez [organisme] – [date]”. CNIL zaleca też ograniczenie rozdzielczości kopii, aby trudniej było ją ponownie wykorzystać.
• Niemcy — Verbraucherzentrale Niedersachsen. Na Personalausweis zasłoń numer dokumentu, numer dostępu/seryjny, kolor oczu, wzrost, obywatelstwo, podpis oraz miejsce i datę urodzenia, a następnie dodaj znak wodny z odbiorcą i celem. Od zmiany ustawy PAuswG w 2017 r. do weryfikacji tożsamości zwykle wystarczą imię i nazwisko, adres, data urodzenia i data ważności.
• Hiszpania — AEPD. Na awersie DNI usuń lub rozmaż numer nośnika, płeć, obywatelstwo, datę urodzenia i podpis; na rewersie adres, miejsce urodzenia i imiona rodziców. Wystarczą imię, nazwiska, numer dokumentu i zdjęcie — plus widoczna adnotacja z celem i datą.
• Belgia — Urząd Ochrony Danych (APD/GBA). Przekazuj tylko przekreśloną kopię, zasłaniając każde pole, które nie jest ściśle potrzebne — zwłaszcza krajowy numer rejestrowy, numer karty eID, daty ważności, płeć, obywatelstwo oraz miejsce i datę urodzenia — i napisz na kopii nazwę odbiorcy oraz konkretny dozwolony cel.

Wspólny mianownik wszystkich tych zaleceń jest ten sam: udostępniaj minimum, dodaj znak wodny z celem i datą, i zapisz, kto otrzymał kopię.

Zanim wyślesz kopię

• Otwórz pobrany obraz i powiększ go: czy wszystkie dane do ukrycia są w pełni zasłonięte, łącznie z kodami QR? Czy znak wodny jest czytelny?
• Najlepiej wyślij kopię kanałem szyfrowanym end-to-end. Jeśli możesz, unikaj zwykłego e-maila.
• Zanotuj odbiorcę i datę. Jeśli kopia kiedyś wypłynie gdzie indziej, będziesz wiedzieć, kto ją miał.
• Jeśli ktoś żąda pełnej, niezasłoniętej kopii dowodu bez wyraźnego powodu, zapytaj o cel i podstawę prawną. Często to sygnał ostrzegawczy.
• Niektóre instytucje są prawnie zobowiązane do sprawdzenia określonych danych — na przykład banki muszą zweryfikować Twoją tożsamość zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W razie wątpliwości zapytaj odbiorcę, których danych naprawdę potrzebuje.
• Po wysłaniu usuń kopię z folderu Pobrane i nie zostawiaj jej w czatach ani w wersjach roboczych e-maili.